原來！郵件主旨這樣寫，信件才會被優先處理 - 104職場力

寫好一封文情並茂Email，卻遲遲等不到對方回信，到底出了什麼問題？想加快對方回信與處理速度，電子郵件「標題主旨」切記放入議題關鍵字。

Skiptocontent 學習成長 日期｜2021.01.05 觀看數｜10022次觀看 工作術 原來！郵件主旨這樣寫，信件才會被優先處理 寫好一封文情並茂Email，卻遲遲等不到對方回信，到底出了什麼問題？想加快對方回信與處理速度，電子郵件「標題主旨」切記放入議題關鍵字。

有許多人不太思考郵件的標題（主旨），姑且都用「聯絡事項」為題。

然而，在不同的職場環境裡，也有許多人每次在確認郵件時，總是會有多達數十封以上的未讀信件等待處理。

請試著想像一下，在收信匣內有數十件同樣標題的「聯絡事項」並排在一起的狀況。

當對方在會議空檔之間，想要打開緊急郵件來看時，面對這種狀況，將無法辨識信件的優先順序。

結果，對方還是必須要一封一封地開啟，才能夠知道內容是什麼。

如果能光從信件標題就知道內容寫些什麼，並掌握緊急程度與是否需要回信等處理方式，對對方而言會是一封非常親切的信；同時，自己想要傳達的事情也能在對的時機點確實傳達給對方，讓對方讀取信件。

因此，沒有理由不好好活用標題。

就這一點再回來看，例一的標題「封面的熊」完全沒有發揮任何作用。

這個標題給人一種作者只想到自己的事，好像在喃喃自語似的感覺。

而且，與作者想說的主題無關，對對方來說，只是一封毫無意義又難以理解的信而已。

閱讀電子郵件的那一方，手邊還有許多大大小小的事情等待處理，不是只單純負責作者一個人的事。

因此，標題必須要以更為客觀的方式來呈現。

就像把攝影機鏡頭盡可能地拉遠，從遠方來拍攝自己，以這樣的感覺去思考自己所寫的這封信，對對方來說，會看到一種什麼樣的景象呢？ 即使將標題改成「預算」或「請求」，對方也無法立刻了解是什麼樣的預算、或是什麼樣的請求。

請具體寫出像「秋日特別篇的⋯⋯」等這種明確範圍的架構，或是業務內容、商品名稱、企劃名稱等。

一般來說，標題都是用「議題」表示 所以回到這個例子，標題就會是「秋日特別篇的預算應該增加嗎」。

只不過，在寫電子郵件時，要加上「對對方來說具有什麼意義」會比較好理解。

「特急件！請求增加秋日特別篇預算（請務必回信）」「秋日特別篇的業務報告（文長，請有空時過目）」 像這樣的標題，結合了「議題」與「對對方來說具有什麼意義」兩項功能，盡可能以客觀的表現（拉遠鏡頭）來陳述，這樣就很好了。

目標是要讓對方看過一遍就能夠了解信件內容以及該怎麼做。

從以上的重點，來重寫一下例一的文章內容，如下所述。

主旨：「特急件！請求增加秋日特別篇預算（請務必回信）」給越智前輩：有關秋日特別篇部分，請麻煩增加預算。

事發突然真是不好意思，晚間七點左右我再用電話與您聯繫。

如果能夠聽到您的意見，就太感激了。

我先從結論說起：希望增加設計費十五萬日圓。

最大的原因是，因為我原先設定的預算，與業界平均金額相比，有點太過低廉了。

附件是我調查目前業界的行情一覽表，請您過目。

客戶也對我們提的預算有些不滿，我認為維持原本預算的話，將會造成客戶工作士氣下滑，連帶地也會影響到商品品質。

預算增加的部分，可以從一般刊物的預算去做刪減調整，我現在正在做計算，之後再致電給您，與您討論。

（原文標題：想加快對方回信與處理事務的速度？電子郵件的「主旨」要用點巧思！） 節錄自：方舟文化《從沒想法到有想法的精準表達寫作術/山田紫霓著》 推薦閱讀： 遠離這10件事，你就不是職場白目人｜觀點最怕空氣突然安靜─３種「開場白」終結冷場｜職場溝通【辦公室英文】不要自創縮寫或過度使用，你以為別人懂，但那只是「你以為」 工作術 CloseMenu