現代書信結構(開頭,結尾等) - 電子郵件(email)禮儀

注意，在非常正式的場合，應完全遵照信件的標準格式。

✧ 結尾祝福最常見(氾濫) 的就是“Best Regards,”，中文寫個 ... IStandUpForMyself 跳到主文 知識分子的可貴之處，不就在於獨立思考能力嗎？ 部落格全站分類：數位生活 相簿 部落格 留言 名片 Jun25Sat201615:12 現代書信結構(開頭,結尾等)-電子郵件(email)禮儀 以下內容主要來自 中國禮儀網，並佐以補充自 海獺社長、MissLam部落格文章、AmazingTalker、VoiceTube 以及商周。

  收發電子郵件(Email)禮儀   一、郵件的標題 　　標題的重點在於提綱挈領，這是電子郵件和一般信箋最大的不同之處。

要用短短的幾個字簡單扼要地概括出整封郵件的內容，讓收信人一目了然這封信的目的。

這樣，對於收件人也能權衡輕重緩急，分別處理。

  1．一定不要空白標題，這是最失禮的。

    2．標題要簡短，不宜冗長，不要讓對方要用「…」才能顯示完你的標題。

  3．最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便於留存。

時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

  4．標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。

也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”XD   5．一封信盡可能只針對一個主題。

不要試圖在一封信裡面處理一大堆事情，這樣可能會造成失焦、冗長而且可能各部分也處理得不夠完整。

  6．可適當使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意。

但應適度，特別是不要隨隨便便就用“緊急”之類的字眼，會造成別人反感。

  7．回覆對方郵件時，應當根據回覆內容的需要更改標題，不要RE:RE:一大串。

  8．最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。

主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

      二、郵件中稱呼與問候   1．恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。

  ✧ 郵件的開頭要稱呼收件人。

這樣既顯得禮貌，也明確提醒該收件人，這封信是針對他的，要求其給出必要的回應；不只一個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL等等。

  ✧ 如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

  ✧ 不熟悉的人不宜直接稱呼本名，對級別高於自己的人也不宜稱呼本名。

  2．Email開頭結尾最好要有問候語。

  ✧  “DearXXX,”通常適用各種情況，但要注意XXX的稱謂。

  ✧  如果對方是平輩或比較熟，可以只寫名字。

也可以改用“HiJohn,”或“Goodmorning,”來開頭。

  ✧ 對於上司請用“Mr.”加上姓氏、職位或是全名，例如“DearProf.Yang,”，中文就是“x老師您好”。

另外要注意“Mr.”“Ms.”“Miss”以及“Mrs.”的不同。

[AT]   ✧  若是給不太熟悉的長輩、機構或團體，可以用“敬啟者”作為開頭，然後把姓名、職銜移到信末。

公家機關可以用“Towhomitmayconcern,”。

注意，在非常正式的場合，應完全遵照信件的標準格式。

  ✧ 結尾祝福最常見(氾濫)的就是“BestRegards,”，中文寫個“祝您順利”“身體健康”之類的祝福就可以了。

其他還有“Sincerely,”“Thanks,”“Cheers,”等。

[VT]   ✧ 結尾署名，對長輩可以用“xxx敬上”“謹上”，對平輩則可以用“xxx上”“啟”。

[ML]   ✧ 觀察對方上次如何稱呼你，以及如何署名，你就知道下次寫信時可以怎麼稱呼對方。

[BW]   ✧ 俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

      三、郵件的正文   1．Email正文要簡明扼要，行文通順。

  ✧ 若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業，以示對對方的尊重。

點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最後查看。

但也不可過多，有些聯係方式之類與正文無關的信息應在信末的簽名檔中表明。

  ✧ Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件檔案進行詳細描述。

  ✧ 正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句、準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。

每個段落不要長，最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

  ✧英文信件，每個段落的第一句話最好用主題句(TopicSentence)來點出該段重點。

[AT]   2．注意Email的論述語氣。

  ✧ 根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係、郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

  ✧ 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

  ✧ 電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。

“郵件門”就是深刻的教訓！   3．多使用列點，務求清晰明確。

  ✧ 如果事情複雜，最好1、2、3、4地列幾個段落進行清晰明確的說明。

沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

  ✧ 建議在每個段落前用粗體並放大兩個字級寫下小標題[LO]，這篇文章的架構就是一個例子 😆   4．一次郵件交待完整信息。

  ✧ 最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。

不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

  5．盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。

  ✧ 這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。

如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音選字。

  ✧ 在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

  6．合理提示重要信息。

  ✧ 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。

合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。

  ✧顏色不要用太多種，一封信盡量維持兩種顏色就好。

也請避免使用一些極難辨識的「亮黃色」、「粉紅色」，這不是色盲測試！[LO]   7．合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。

  ✧ 對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。

如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

  8．不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信函裏面這樣顯得比較輕佻。

  ✧ BusinessEmail不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。

只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在:)       四、郵件的附件   1．如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件。

  2．附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理。

  3．正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。

  4．附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成單一個文件。

  5．如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。

  6．如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。

      五、郵件語言的選擇和漢字編碼   1．只在必要的時候才使用英文郵件。

  ✧ 英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。

如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流，由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

  2．尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件。

  ✧ 如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回覆。

  3．對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。

  ✧ 你很難保證你的英文表達水平沒問題，或者是收件人當中每個人的英文理解水平都很好。

  4．選擇便於閱度的字號和字體。

  ✧ 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用有背景的信紙，特別對公務郵件。

  ✧ 不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。

      六、郵件的結尾簽名   　　每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方才能清楚地知道發件人的信息。

雖然你的朋友或許可以從發件人認出你是誰，但不要假設對方一定能這麼做。

  1．簽名信息不宜過多。

  ✧ 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。

簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。

你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯係。

  ✧ 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。

但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

  2．不要都用同一種簽名檔。

  ✧ 對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。

過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

你可以在Gmail或其他信箱服務當中設置多個簽名檔，靈活調用。

  ✧ 簽名檔字號一般選擇比正文字體小一些。

      七、郵件的回覆技巧   1．即時回覆Email。

  ✧ 雖然Email不是即時通訊軟體，可接受慢一些回覆，但有時候即時回覆還是必要的。

這是對他人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

  ✧ 不太可能做到每一封件都立即處理。

因此優先等級較低的信件，可集中在特定的時間處理，但一般不要超過24小時。

  ✧ 如果事情複雜，你無法即時回覆，至少應該即時回覆說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回覆”之類的。

不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

  ✧ 如果你正在出差或休假，應該設定自動回覆功能，提示發件人，以免影響工作。

  2．進行針對性回覆。

  ✧ 當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題複製到回件中，然後附上答案。

盡量讓對方一次就能理解，免得再反覆交流確認。

  3．回覆不得少於10個字。

  ✧ 對方給你發來一大段郵件，你卻只回覆“是的”“對”“謝謝”“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。

不論如何也要湊到10個字，顯示出你的尊重，就跟在八卦板發文一樣。

  4．不要就同一問題多次回覆討論，不要蓋高樓。

  ✧ 如果雙方就同一問題的交流回覆超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。

此時應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。

電子郵件有時並不是最好的交流方式。

  ✧ 對於較為複雜的問題，多個收件人頻繁回覆，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。

此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突顯出有用的信息。

  5．要區分Reply和ReplyAll（個別回覆和回覆全體）。

  ✧ 如果只需要單獨一個人知道的事，個別回覆給他一個人就行了。

  ✧ 如果你對發件人的要求作出結論性回覆，應該ReplyAll，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。

  ✧ 如果你對發件人的提問不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去討論。

你們討論好了再告訴大家。

不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

  ✧ 點擊“回覆全部”前，要三思而行！   6．主動控制郵件的來往。

  ✧ 為避免無謂的回覆，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回覆，或在文末添加：“全部辦妥”“無需行動”“僅供參考，無需回覆”。

      八、正確使用郵件的收件人(To)，副本(CC)和密件副本(BCC)   1．To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回覆。

  2．CC的人只是需要知道這回事，沒有義務對郵件予以回覆，當然如果CC的人有建議也可以回Email。

  3．BCC是蜜餞 密件副本，收信人是不曉得你發給了BCC的人的。

這可以用在特殊場合，或者防止收件人知道你還發給了誰。

  4．TO和CC中各收件人的排列建議遵循一定的規則，比如按部門排列、按職位等級高到低或低到高。

適當的規則有助於提升你的形象。

（編：有點懷疑這一點現今還適用？）   5．只給需要信息的人發送郵件，不要佔用其他人的（時間、精神）資源。

  6．轉發郵件要突出信息。

  ✧ 在你轉發消息之前，先確認是否所有收件人都需要知道此消息。

除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

  ✧ 如果有需要，應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突顯重要信息。

不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭緒。

  ✧ 不發送垃圾郵件或者附加特殊連結。

(責任編輯：Davidhu127) 文章標籤 信末 結尾 現代 email 電子郵件 禮儀 開頭 商務 標題 稱呼 問候 附件 回覆 全站熱搜 創作者介紹 Davidhu127 IStandUpForMyself Davidhu127發表在痞客邦留言(6)人氣() E-mail轉寄 全站分類：數位生活個人分類：雜文供搜尋用此分類上一篇：FakeEmail-SCAM!!-paypal2 此分類下一篇：十字架的道路要犧牲歌譜 上一篇：小教學-吹頭髮不用吹風機 下一篇：[教學]部落格(痞客邦)加入不同字體,行距等-用Sublime批次修改 歷史上的今天 2016:[教學]部落格(痞客邦)加入不同字體,行距等-用Sublime批次修改 ▲top 留言列表 發表留言 搜尋 文章分類 個人突發異想(2) 生活小點子(8)每個人都會講大道理(7) 【電腦】精選好文(10)【電腦】更多文章(36)【SC】科學精神(6)【MA】數學精神(9)【攻略】小遊戲(13)雜文供搜尋用(25)動漫之好像只看過一部哈(4)健康粉重要低(5)宗教信仰(6) 昔日輝煌 Comments 參觀人氣 本日人氣： 累積人氣： 新聞交換RSS POWEREDBY (登入) 回到頁首 回到主文 免費註冊 客服中心 痞客邦首頁 ©2003-2022PIXNET 關閉視窗