避免慘遭「已讀不回」！一眼好讀懂的email主旨、內容該怎麼 ...

從中不難看出，優良範例明確到單憑主旨，就能約略想像內文。

除此之外。

「敝姓山本」等只寫出姓氏的主旨，根本搞不清楚內容為何；光寫「急件」的主旨， ... ESG遠見|華人精英論壇|城市學|健康遠見|遠見行動誌|電子報|註冊|登入為提供您更多優質的內容，本網站使用cookies分析技術。

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我了解關閉首頁好享生活職場生涯避免慘遭「已讀不回」！一眼好讀懂的email主旨、內容該怎麼寫？文/一流人   2020-01-14瀏覽數24,150+僅為情境配圖，取自pexels。

編按：各位是否曾經為了沒收到對方的回信，而傷透腦筋？電子郵件屬於寄出和讀取的時間點並不一致的「非同步溝通」。

由於回信的時間點受對方掌控，因此電子郵件往返的密度，也只能由對方做主。

因此要如何能夠寫出一封讓人願意回信的電子郵件，對工作效率就至關重要了！（本文摘自《頂尖外商顧問的超效問題解決術》一書，以下為摘文。

） 1.主旨：避免「未讀不回」圖／商周出版提供。

 ◎讓對方讀取郵件的要訣，就是秉持收件者的視角各位是否曾經為了沒收到對方的回信，而傷透腦筋？舉凡根據回信內容才能決定今後作業方針、沒收到送審過關的通知就無法繼續工作等，這類狀況想必不算少見。

不過，電子郵件屬於寄出和讀取的時間點並不一致的「非同步溝通」。

由於回信的時間點受對方掌控，因此電子郵件往返的密度，也只能由對方做主。

然而，要是對方刻意「視而不見」則另當別論。

寄送電子郵件時，可藉由寄件者的巧思，降低對方「視而不見」的風險。

避免電子郵件慘遭對方略過的祕訣，就是站在「收件者的視角」。

為了能站在收件者的視角，必須時時反思對方如何閱覽自己的郵件，換句話說，就是得徹底落實「自我審閱」。

假設有位高自己兩個層級的忙碌主管，大家不妨想像一下他的電子郵件信箱。

收件匣中有數百封新郵件，郵件一覽表只顯示主旨的開頭幾個字，能夠細讀郵件的時間，每封頂多十秒。

在這樣的狀態下，要是收到主旨為「討論事宜」的不明事由郵件，或是內文為「二十多行長篇大論」的郵件，請問大家有何感想？淹沒在其他郵件之中而「沒有察覺」；單憑主旨無法判斷事由和重要性，以至於「因為搞不清楚，所以沒看郵件」；一開啟郵件，只見冗長的內容，心想「似乎很麻煩，稍後再看」，於是讓郵件已讀不回；就算看完全部內容，卻覺得「懶得回信」。

由此可見，只要在「察覺」、「決定讀取郵件」、「讀取郵件」、「回信」的任何一個階段感到麻煩，對方便會略過電子郵件。

◎對方難以視而不見的主旨擬定原則當中尤其重要的是足以影響「察覺」、「決定讀取郵件」的主旨。

為了讓對方於看到主旨的瞬間，便認定「這件事和自己有關」、「可以馬上回信」，不妨把希望對方進行的動作和事由，直接整合於主旨當中吧。

在此列舉優劣範例如下：×不良範例……關於○○部經費超支一事○優良範例……【請回答Y／N】○○部經費超支一事呈請批示（8月份）從中不難看出，優良範例明確到單憑主旨，就能約略想像內文。

除此之外。

「敝姓山本」等只寫出姓氏的主旨，根本搞不清楚內容為何；光寫「急件」的主旨，由於難以想像內容及緊急度，因此也應該避免。

◎先思考「簡言之？」，再據此擬定主旨如上所述，寄送電子郵件時，不妨先揣測對方的狀況，然後擬定令對方覺得「和自己有關」的主旨吧。

無論是洽談，還是電子郵件，「自己之事」化（請參照第一百零六頁）的重要性無分軒輊。

務必透過一看就知道事由的主旨，避免對方認為「開啟郵件十分麻煩」，進而對自己寄出的郵件視而不見。

POINT 擬定得以瞬間掌握事由的「主旨」。

2.內文：讓對方十秒看完圖／商周出版提供。

 ◎重視「首頁」對方看過自己卯足全力撰寫的冗長電子郵件後，卻冒出一句：「這封郵件所云為何？」然後要求自己口頭說明……各位是否有過類似的經驗？由於電子郵件也是溝通的手段之一，因此撰寫的內容，務必力求一針見血、淺顯易懂。

以簡短的內文，深入淺出地表達多重資訊的做法，本人稱為「高效傳達」，舉凡多餘的開場白、沒完沒了的長篇大論等，都會讓傳達效率變差。

即使詢問圍繞在我四周的優秀顧問，大部分的意見也是：「其他公司寄來的電子郵件也就算了，如果是公司內部的郵件，根本不需要開場白，我只想知道主旨為何。

」那麼，所謂傳達效率極佳的電子郵件，內文應該怎麼寫呢？關鍵就在於「首頁」。

所謂「首頁」，就是進入網站或開啟應用程式時，率先映入眼簾的「乍見」部分。

如果乍見充滿廣告的頁面、不知所云的頁面、想知道的內容不清楚寫在哪裡的頁面等，肯定很想點選「回上一頁」吧。

電子郵件的內文也是同樣的道理。

要是無法讓收件者乍看就明白主旨為何，對方將感覺麻煩而不禁「放棄」。

換句話說，無法讓人一看首頁就懂的電子郵件，對方絕不可能滑動頁面，繼續瀏覽下去。

愈是沒時間處理郵件的大忙人，這種傾向愈明顯。

基於此故，問候語之類的開場白，不妨壓縮於三句之內，同時採用「結論→根據→結論」的架構，於郵件的一開頭，先闡明事由。

範例如下：×不良範例關於前幾天討論的○○一事，想再請教您一個問題。

提問的原因，第一是……，第二是……，第三是……。

換句話說，我方針對△△有所疑義，是否得變更方針？○優良範例關於前幾天討論的○○一事，我方針對△△有所疑義，想和您討論一下是否需要變更方針。

提問的原因，第一是……，第二是……，第三是……。

煩請根據上述說明，判斷是否有必要再次討論執行方針。

想必大家不難理解，只是改變郵件內文的順序，同時微調遣詞用字的優良範例，較能清楚表達個中概要。

除此之外，舉凡採用條列式寫法列舉事項、每寫一句就換行等，如果能在外觀上多下點工夫，效果更佳。

◎直接於「首頁」傳達主旨如上所述，撰寫電子郵件的內文時，大家不妨把「結論→根據→結論」的順序牢記在心。

話說回來，其實對方根本不想細讀長篇大論。

各位務必養成習慣，在寄出郵件之前，先確認一下所寫的內文，是否能讓對方單憑「乍見」部分，就明白個中主旨及重要資訊。

POINT 電子郵件的內文，務必依照「結論→根據→結論」的順序撰寫。

3.附件資料：別讓對方輕易開啟附件資料圖／商周出版提供。

 ◎電子郵件內文的任務為「附件資料的摘要＋引言」縱使把重要的說明寫在附件資料中，然後寄出電子郵件，結果還是遭對方怒斥：「你的郵件根本隻字未提這件事！」之所以如此，全是因為寄件者誤以為：「對方將一併讀取電子郵件和附件資料。

」一旦成為忙碌的主管，單日收到的電子郵件數量多達三位數的人並不少見，每封電子郵件的可處理時間，也會極度壓縮。

想要讓這樣的對象連附件資料都開啟確認，應該難上加難吧。

話說回來，要是沒做到即使未開啟附件資料，對方也能理解意圖的程度，寄出的電子郵件，充其量不過是「時間小偷」罷了。

既然如此，另有附件資料的電子郵件內文，究竟該怎麼寫才好呢？撰寫另有附件資料的電子郵件內文時，務必體認「電子郵件內文的任務為『附件資料的摘要＋引言』」。

一般而言，電子郵件的收件者都希望以最短的時間，理解、判斷、回覆郵件陳述的事由。

基於此故，另有附件資料的電子郵件內文，必須符合以下兩大條件之一：「無須開啟附件資料，也能理解、判斷、回覆郵件陳述的事由」，或是「附件資料的必看部分相當明確」。

正因為如此，郵件內文應該清楚附註「附件資料的內容摘要」或「資料中的必看部分」。

接著來瞧瞧郵件內文的任務為附件資料引言的範例：×不良範例已根據您的意見修改資料，請確認附件資料。

○優良範例已根據您的意見修改資料，請確認。

 細部寫法之外的主要修正部分為附件資料的第十二頁第五〜六行。

如果採用不良範例的寫法，對方必須把資料從頭到尾看一遍，似乎得花不少時間；相對於此，優良範例明確寫出必看部分，因此應該不用花太多時間，就能完成確認。

針對收件者的「體貼」，一旦像這樣表露無遺，對方肯定連附件資料都一併細讀。

◎勿忘透過內文引導對方檢視附件資料如上所述，寄送另有附件資料的電子郵件時，為了單憑郵件內文就能表達意圖，不妨寫出附件資料的摘要和確認部分。

忙碌的對象絕不可能把附件資料從頭看到尾。

只靠內文直言表述，必要之時才要求對方確認附件資料，這樣的電子郵件，可謂秉持收件者視角的貼心郵件。

POINT 電子郵件另有附件資料時，務必貼心寫出「附件資料摘要＋引言」。

圖／頂尖外商顧問的超效問題解決術：教你搞定任性主管、刁難客戶，解決無理難題，提升3倍工作效率的43則實戰策略本文節錄自：《頂尖外商顧問的超效問題解決術：教你搞定任性主管、刁難客戶，解決無理難題，提升3倍工作效率的43則實戰策略》一書，NAE著，商周出版。

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