工作流程亂、做事沒邏輯…一篇看懂高手怎麼建立「步驟流程」

1.工作上擁有體系思維，能讓思考及行事都更有條理，大幅提升工作效率。

2.建立體系思維最重要的第一步，是先確認目標，所有的步驟、流程都是為了同一個 ... 商周會員登入 × 啟動成功關鍵，隨時掌握商周.com最新資訊 提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動 接收通知 下次再說 已加入收藏 已取消收藏 焦點 焦點首頁 時事分析 封面故事 今日最新 大家都在看 國際 國際首頁 全球話題 趨勢中國 財經 財經首頁 產業動態 商業趨勢 焦點人物 投資理財 地產風雲 管理 管理首頁 創新策略 數位轉型 行銷密技 領導馭人 職場 職場首頁 職場修練 創業心法 心靈成長 英文學習 教育趨勢 ESG 精選特輯 alive 良醫健康網 Smart自學網 商周財富網 特別企劃 名家專欄 影音 Podcast《商周Bar》 數位閱讀 商周知識庫 商周共學圈 商周陪你讀 百大顧問團 關鍵100天CEO作戰室 聲音商學院 商周Store 週年慶享好禮 紙本雜誌 電子雜誌 數位訂閱 暢銷圖書 商周CEO學院 領導學程 CEO社群 職場技能 青少年學習 企訓&專班合作 圓桌趨勢論壇 服務 會員中心 訂閱商周 客服中心 常見問題 活動總覽 加入我們 序號兌換 商周紅包 追蹤商周 下載App抽好禮 訂閱電子報 現正閱讀 工作流程亂、做事沒邏輯…一篇看懂高手怎麼建立「步驟流程」 畫重點 段落筆記 新增筆記 「請稍等」英文別直接中翻英說pleasewaitaminute！一次掌握，常用的電話對談英文 0/500 不公開分類 公開分類 儲存 商周 職場 職場修練 職場|職場修練 工作流程亂、做事沒邏輯…一篇看懂高手怎麼建立「步驟流程」 (來源：Dreamstime) 撰文者：張良計 網民肥皂箱 2022.03.30 2022/03/3016:47:39 摘要 1.工作上擁有體系思維，能讓思考及行事都更有條理，大幅提升工作效率。

2.建立體系思維最重要的第一步，是先確認目標，所有的步驟、流程都是為了同一個目標而存在。

3.建立流程時，先分步驟、再視情況調整，最後建立回饋系統，才能真正有體系地實踐。

工作中擁有「體系」思維非常重要。

它能夠讓我們思考和做事都變得特別有條理，並且極少出現白費力氣的狀況，極大地提升工作效率。

在我的職業生涯中，遇到過不少高手，他們和普通人最大的區別就在於體系感上。

小到做一張簡單的Excel表格，大到管理一個人、幾十人，甚至上百人的專案，「體系」都在背後發揮著重要作用。

我曾在比較過低效和高效兩種做事方法的區別，低效的人做事像一團亂麻，想到哪做到哪；而高效的人做事，會關注步驟和流程，形成體系。

體系的作用就在這裡，它能夠讓你做事情很少走回頭路和彎路。

那到底什麼是體系呢？體系，是為了完成某種目標而形成的一系列方法的組合。

注意這裡有兩個關鍵字，一個叫「目標」，一個叫「組合」。

它們是搭建體系思維的重要指標。

想要讓自己做事情有條理，思考有體系，那麼就從這兩個維度下手。

廣告 具體如何去做呢？下面分別來講：1.確保目標唯一首先請記住，任何一個體系，都只能服務一個目標。

如果你連自己的目標都不清楚是什麼，既想這樣又想那樣，這是無論如何都建構不出體系思維的。

這就像蓋房子一樣，明明一開始想蓋個高樓層住宅，結果蓋到中間覺得3層小別墅更好，等過了2天，又突然覺得大平房不錯。

換了3個目標，每一個都有一套完全不同的體系方法，每一個都是半途而廢。

這就是我們平常工作時經常會遇到的情況。

一開始目標沒有明確，常常多個目標混為一談，沒有優先順序排序，也沒有輕重緩急之分。

實際上當目標過多的時候，它們之間很可能會互相打架。

體系思維之所以搭建不出來，很大原因就出在這裡，一開頭你就錯了。

舉個例子：做網路媒體的朋友，一定遇到過老闆給你下達這樣的命令：「寫一篇軟文，既要給咱們粉絲團漲粉，還要帶動產品銷售，最好還能讓粉絲自發討論起來......」但如果把這些目標都拆解開來就會發現，不可能有一套體系同時滿足以上所有目標。

網路媒體的熟手們都知道，漲粉文章的寫作方法，和促銷軟文的寫作方法，是截然不同的。

既想做這個，又想做那個，最後很可能什麼都做不成。

廣告 再舉個例子，近年隨著電商平臺的興起，「品效合一」的概念開始席捲各大行業。

我見過不下10個行業的不同客戶，都開始跟我說要做品效合一。

然而做品牌和做效果，是兩種完全不同的思維體系。

做品牌講究先播種，後收割，是一種緩慢的「滯後型策略」；做效果講究投了錢下去立馬見效，是一種快速的「刺激性策略」。

這兩者的差異，導致延伸出來的方法體系那也是截然不同的，有的地方甚至還會互相矛盾。

引用淘寶直播負責人趙圓圓的話來說：「這就是為什麼電商平臺孵化不出電商品牌。

一個充斥著紅包優惠券的場子裡做品牌塑造，就像在菜市場裡唱歌劇一樣難。

」篇幅有限，這裡不再做展開。

但由此可見，如果目標一開始就沒有定清楚，接下來的思維體系一定會混亂，所做的努力全都是徒勞。

這世界上沒有一種方法能適應所有的情況。

想要搭建高效可執行的體系思維，首先要明確你的目標是什麼，有且只能有一個。

這是大前提。

2.搭建方法組合有了目標，接下來就開始圍繞它來搭建一套完成目標的方法組合，也就是體系。

具體如何做呢？記住9個字：分步驟，看情況，建閉環（編按：PDCA循環，Plan計畫、Do執行、Check檢查、Act處理，又稱「戴明循環」）。

A.分步驟這世界上做任何事情，都要有先後主次的順序。

蓋房子要先畫設計圖，再打地基，然後從一樓往上慢慢蓋；寫專案要先寫提綱，再分版塊，接著依次填寫內容進去；做銷售要先破冰，再介紹，最後開始做引導……步驟，是體系思維的靈魂。

其實這和我之前講邏輯思維中的「演繹」思維很像。

先做什麼，再做什麼，然後做什麼，最後做什麼。

要保證前一步的結果，都是下一步的開頭。

如果腦子裡想不清，就拿紙筆把它們按順序寫下來。

而眾多步驟中最重要的，是第一步。

所謂萬事開頭難。

第一步走對了，後面的第二步第三步就會順理成章。

反之，如果第一步走錯了，後面就會陷入一片混亂。

那麼如何來判斷第一步是不是對的？記住一個法則：如果這件事做不好，會導致後面所有事情都陷入迷茫，那麼這件事就一定是正確的第一步。

比如寫報告，正確的第一步一定是列提綱，而不是找資料，或者做PPT。

即使資料找得再多PPT畫得再漂亮，但你想表達的觀點缺乏條理和邏輯，那麼這份報告就是失敗的。

再比如做銷售，正確的第一步一定是破冰，而不是一上來就給人推銷產品。

因為如果沒有和客戶建立好信任，後面所有的產品介紹、價格優惠都無從談起。

大家可以參照這個思路，結合自己工作中遇到的情況來思考一下，相信一定能啟發到你。

B.看情況一套步驟，只能完成一個目標。

但很多時候我們會面臨不同的情景，那麼就需要有不同的步驟組合。

這個時候就要具體情況，具體分析。

先把所有情景都擬定出來，然後在每個情境下規劃步驟。

舉個例子。

現在的大目標，是家裡要舉辦一個朋友聚會，需要準備招待客人的晚餐。

於是你下午要去市區進行採購。

這時晚餐的種類，就是同一個目標下，不同的情景。

例如我簡單列舉3個情景：情景1：晚餐吃中餐；情景2：晚餐吃西餐；情景3：晚餐吃日式自助。

這3種情景下，食材需求，採購地點，採購規劃等都不盡相同。

這時候就要一個情景、一個情景去做規劃，最後評估出最合適的方案（如下圖）：按情景分別列步驟。

(圖表製作者：張良計)上圖中，橫向按照情景分為「中餐」，「西餐」，「日式自助」；縱向按照步驟分為「食材需求」，「採購地點」，「行程規劃」，「費用預估」。

縱橫聯合起來，就構成了一個最簡單的「晚餐準備工作」的思維體系。

這裡再多說幾句。

大家可以看到我第一個步驟列舉的是「食材需求」。

這對應了前面說的在體系思維中，最重要的是第一步。

因為在準備晚餐的時候，只有先確認了晚餐吃什麼，才會有後續的食材採購、準備、烹飪等一系列動作。

C.建閉環依據不同情景，搭建好步驟組合後，體系思維還差最後一個關鍵：建立你的思考閉環（回饋系統）。

什麼叫思考閉環呢？就是當你搭好一個思維體系框架後，還要知道用什麼指標來評估這個體系的產出效益。

所謂有始有終，就是這個意思。

比如網路公司都在推行的「OKR」工作法，就是一種評估體系。

將工作流程中的每一個單項拆分成視覺化、可量化的結果描述，來實現對最終效果的掌控。

還是拿上面那個準備晚餐的例子來說，在這個思考體系中，每一個用餐場景都能拆分出細化的關鍵結果指標，來保證這套體系的順利運轉。

比如「讓客人獲得最美味的中餐享受」是情景A的核心訴求，那麼落實到體系中的單項步驟裡，就能找到滿足這個訴求的關鍵結果之一，是「食材的選擇」。

接著我們用視覺化、可量化的語言描述（食材種類10種以上，食材最好是當天的）來保證這個訴求的可執行性（如下圖）：(圖表製作者：張良計)這就形成了一個「計畫－行動－評估」的體系閉環。

再比如「保證晚餐的整體預算控制在合理範圍內」是情景C的核心訴求，那麼落實到行動步驟中，最後的「費用預估」就成為一個關鍵結果。

我們一樣用視覺化、可量化的語言描述（整體預算不超過2千元，單人成本最高3百元）來定義這個結果的完成指標（如下圖）：根據訴求來制定關鍵結果。

(圖表製作者：張良計)為什麼制定關鍵結果這麼重要？因為這是保證體系思維得以落地運轉的最重要條件。

很多時候我們憑空想了一大堆方法論的東西出來，最後落到實際操作層面會發現根本無法推進，關鍵癥結就在於沒有清晰的評判標準。

缺乏關鍵結果來進行約束，就會變成既能這樣做，也能那樣做。

如果是一個人來完成還好，如果是一個團隊的話，越到後面越亂套，最後造成無法挽回的資源浪費。

這也是我常常說的，你的體系不夠閉環。

很多當主管的會犯這樣的毛病。

因為缺乏前線的實操經驗，想東西容易不按分析憑空想像，自以為形成了一套完美的方法體系，殊不知給下面人去操作時根本不能實踐。

所以不要以為構建出一套體系方法就萬事大吉，更重要的是明確體系步驟中的每一步關鍵結果分別是什麼，並且要讓其他人沒有歧義地理解和接受這些結果。

關好最後一道門，這才是高手的體系思維方法。

以上就是今天的內容，最後簡單總結一下，如何培養體系思維？首先，確認你的目標，有且只有一個；然後，圍繞目標分門別類找到不同的情景組合；接著，順著每一個情景往下延伸出相應的方法步驟。

尤其注意第一步要找對；最後，針對每一個方法步驟找到對應的關鍵結果指標，建立你的體系閉環。

感謝大家的時間，共勉。

＊本文授權轉載自微信公眾號「張良計（ID：zhang_liangj）」，原文：工作思路混亂的人，缺的是體系感責任編輯：易佳蓉核稿編輯：李頤欣 延伸閱讀 一位離職PM，給主管的震撼教育：穀倉效應難解，是因為用錯方法了！ 年薪百萬的人有什麼特質？周品均的一份工作「健檢清單」 不懂、不會、不清楚才是PM日常！前台積電主管：更重要的是這3特質 下滑載入更多報導 工作流程 思考邏輯 工作效率 PDCA 網民肥皂箱 商周讀者群 這是一個開放給所有商周讀者發聲的管道，如果你有意見想法不吐不快，歡迎站上我們準備的肥皂箱，大聲說出來！（來稿請寄至[email protected]） 廣告 留言討論 相關文章 8成旅客都會看住宿業這成績！吃到飽、空調、泳池，其實都不及格？ 眾人之志，可以來自一場精緻的提問 輕症居家隔離怎麼辦？7大QA一次看！同住照護者該注意4事項 從政才七年、印度裔移民第三代　他為何是英國首相大熱門？ 廣告 大家都在看 績效好卻要被犧牲？揭台灣家樂福屢傳被賣內幕 張國煒談虧80億：大膽跨過去！國境開放倒數，他們逆境練出新本事 能力強卻叫不動同事，只能孤軍奮戰？不善溝通的你，必學2步驟調整 壽險業上半年遇股債雙殺面臨淨值保衛戰 廣告 熱門快訊 廣告 立即註冊 獲得免費閱讀點數 付費訂閱 訂閱商周數位閱讀