職場上的做人眉角：花幾秒回「收到了」，就能避免雷到對方！

回覆「收到！」或「知道了」，是對上司、部屬和同儕的一種尊重。

別忘了，請你也用這種禮貌對待客戶 ... 商周會員登入 × 啟動成功關鍵，隨時掌握商周.com最新資訊 提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動 接收通知 下次再說 已加入收藏 已取消收藏 焦點 焦點首頁 時事分析 封面故事 今日最新 大家都在看 國際 國際首頁 全球話題 趨勢中國 財經 財經首頁 產業動態 商業趨勢 焦點人物 投資理財 地產風雲 新冠肺炎追蹤 相關網站 商周財富網 管理 管理首頁 創新策略 數位轉型 行銷密技 領導馭人 職場 職場首頁 職場修練 創業心法 心靈成長 英文學習 教育趨勢 共好ESG ESG專區 生活首頁 中場幸福學 養生保健 時尚藝文 美食 旅遊 相關網站 良醫健康網 alive 專題 名家專欄 特別企劃 影音 Podcast《商周Bar》 數位閱讀 商周知識庫 商周共學圈 商周陪你讀 百大顧問團 關鍵100天CEO作戰室 聲音商學院 商周Store 紙本雜誌 電子雜誌 數位訂閱 暢銷圖書 商周CEO學院 領導學程 CEO社群 職場技能 青少年學習 企訓&專班合作 圓桌趨勢論壇 服務 會員中心 訂閱商周 客服中心 常見問題 活動總覽 加入我們 序號兌換 商周紅包 追蹤商周 下載App抽好禮 訂閱電子報 現正閱讀 職場上的做人眉角：花幾秒回「收到了」，就能避免雷到對方！ 畫重點 段落筆記 新增筆記 「請稍等」英文別直接中翻英說pleasewaitaminute！一次掌握，常用的電話對談英文 0/500 不公開分類 公開分類 儲存 商周 職場 職場修練 職場|職場修練 職場上的做人眉角：花幾秒回「收到了」，就能避免雷到對方！ (來源：Dreamstime) 撰文者：梅蘭妮・A・卡茲曼 非讀BOOK 2020.09.01 2020/09/0110:10:22 摘要 1.有人可能會說，「收到！」、「知道了」這種回覆，是占用收件匣空間的不必要郵件，實在占用時間，還浪費手機效能，但是缺乏這種確認，有可能會損害信任感，引發負面想法，啟動對方不必要的腦補對話。

2.很多人會想說，但這封信現在無法立即回應、有資訊尚待確認或第三方的回覆...怎麼辦？商業心理學家根據不同情況，提供了具體的作法。

下一道咒語，讓專案計畫順利執行，人人保持理智。

獲得尊重、關注、減少焦慮，這不是很好嗎？你可以幫助人們避免不必要的擔心，避免他們感覺被忽視、被看輕。

方法很簡單：當同事透過電子郵件傳送完成的案子過來，或是提出請求、分享重要的資訊時，請你回覆：「收到了」，或是「知道了」。

在日常中養成這項簡單的回覆習慣，可以使你的同事與合作夥伴心理踏實一些，確定自己已經獲得你的注意，你已經收到訊息了，不用擔心。

廣告 「收到／知悉」是一個超快速的人際連結點，顯示電子通訊的另一端有個人的存在。

回覆「收到！」或「知道了」，是對上司、部屬和同儕的一種尊重。

別忘了，請你也用這種禮貌對待客戶、廠商和求職者，畢竟沒有人想對虛無縹緲的乙太發出訊息。

雖然有人可能會說，「收到！」、「知道了」這種回覆，是占用收件匣空間的不必要郵件，實在占用時間，浪費iPhone效能，但是缺乏這種確認，有可能會損害信任感，引發負面想法，啟動對方不必要的腦補對話： 「她為何不回覆？一定是不在乎我。

」 「我是不是冒犯了她？」（因為心生疑問，所以你開始查看以往的電子郵件，了解自己是否發過什麼訊息冒犯對方，結果浪費了很多時間。

）廣告 「不給我需要的資訊，這項專案我永遠無法完成。

為什麼總是要讓我一直等啊？」（沮喪程度升高） 「無法如期完成，都是她的錯。

」（這下子，你真的生氣了。

） 然後，你帶著這些情緒回家，它們繼續發酵。

一個簡單的請求，可能引爆，造成一場情緒災難。

你不開心，在這種心情下面對他人，他們很快地也會變得不開心。

但其實只要簡單回覆一句：「收到了！」或「知道了」，就可以避免這些花時間又傷害別人情緒的反應。

別變成那樣的人――只聚焦於自己的待辦事項，忘了別人在那裡苦苦等候，不知道何時才能夠取得資訊。

想想看，你花了好幾週作出一份報告，交給你的主管，然後……石沉大海，對方完全沒有回應。

這種感覺很糟，所以別成為那樣的人。

不回覆收到同事交來的工作成果，形同貶低他人的努力。

即便你設定自動傳送讀取回條，這也是不夠的。

請讓你的同事知道，他們的努力十分可貴，值得你回覆：「收到」或「知悉」。

除了簡短回覆「收到」或「知道了」，若對方傳送的訊息中，有你無法立即回應的請求，你應該衡量一下，通知對方你何時能夠採取行動。

在職場上，能夠控管自己的時間，是一種力量的形式。

因此，告訴你的同事，你預計何時可以提供資訊，等於讓對方可以規劃自己的工作和時間。

如果你讓位階比你低的同事把製作好的簡報傳給你看，他們必須在辦公室等你回覆意見進行修改，等到很晚，而你卻跑去和客戶共進晚餐，沒有通知他們，並且無意在翌日早上之前提供他們修改意見，相信我，你的團隊對你會很不爽。

有時，意圖良善的人會一直等到有解答才回覆他人，但這一拖可能就是數日——我們全都有過這樣的經驗。

無論是服務顧客、出席會議，聚焦於另一項要務……基本上，你就是在做你自己的工作，把回覆他人的事擱置一旁，但你這種行為可能延誤他人，或是令他人失望。

採購部門的戴夫詢問你過去三年購買機票的支出，這需要你花一些時間匯集資料，雖然你正在處理了，但你沒有先回覆他。

另一頭，沒有獲得你任何回覆的戴夫納悶著，不知道你是否收到他的訊息了，還是收到之後忘記了，為什麼這麼久還沒有回覆？ 你這邊的實情是，你是個努力配合的團隊成員，戴夫卻覺得你造成工作瓶頸，他需要匯總資料，決定是否應該換掉公司往來的旅行社，卻被你卡住了。

其實，你只要花幾秒鐘回覆一下：「收到了」或「知道了」，就可以免去戴夫的煩躁不安。

這項技巧適合你！如果你⋯⋯•人們向你提出請求，沒有獲得你的回覆，直接跑來找你。

•當某人傳送你要的資料後，你認為這是對方該做的事，沒有回覆與致謝。

•不大在乎收件匣中未讀的電子郵件數量。

•工作時限要到時，總是戴上耳機，非常專注於工作…期望沒有人來找你，向你提出跟你手頭工作無關的其他請求。

•當某人詢問或催促你第五次時，你的藉口總是這樣：「啊，那些信一定跑到垃圾郵件匣裡了！」email別再寫pleasereplyme！請對方回覆，應該怎麼說？ 如何採取行動？ •一收到請求、特殊宣布事項或完成的報告，就回覆對方：「收到」或「知悉」。

•若對方傳來的訊息內含很長的文件，或是你需要花好些時間才能完成對方的請求，你應該先立即回覆對方，別等到你讀完文件或完成工作後才回覆。

處理他人的請求： •每天快速查看你的收件匣，進行郵件分類，回覆你稍早疏漏、應該回覆「收到」或「知悉」的那些郵件。

若一封電子郵件內含了不適當或不合理的請求，請馬上回覆，解釋箇中問題。

因為這類郵件，你完全不回覆的話，往往會導致潛在衝突更加惡化。

向他人提出請求： •在郵件的「主旨」欄上寫清楚，讓對方知道需要採取的行動。

若你需要對方立即回應，加註「急件！」 •在訊息的一開頭，就寫明期望對方採取的行動。

如果你不需要對方本週完成、下週再做也可以，請你也寫明。

人人都會感謝有機會可以喘息一下，平衡手上正忙著應付的截止期限。

•讓你的團隊幫助你。

若你習慣在晚上腦力激盪，在穿著睡衣時想到了什麼，想對同事提出請求，切記把你寫的電子郵件存成草稿，設定在早上發送，讓你的同事能夠在足夠清醒的狀態下回覆你：「收到了！」 切記 •「收到！」、「知道了」不能取代完整的回覆，可能的話，請你告訴對方，你預計回覆的時間，然後記在行事曆上，提醒自己記得處理。

•如果你擔心「收到！」或「知道了」，可能會使對方誤以為你答應了什麼，可以改成「收到來信，請待覆。

」 Case1先簡單回覆，調整對方的期待 溫蒂是個值得信賴的人，做事認真，是你在下班後會想要一起喝一杯的那種同事。

身為一家服飾公司的高階主管，溫蒂對自己對他人的需求十分敏銳感到自豪。

但是，在年終評量時，她收到的反饋令她大感意外。

同事評價，他們向她提出請求時，等她的回覆經常得等到「天荒地老」（不是等幾十分鐘或幾天，而是得等上好幾週），儘管溫蒂向他們要求資訊時，他們總是快速回應。

看到這樣的評價，溫蒂一開始的反應是解釋這與事實不符。

她說，她需要的那些資訊，對財務部門來說根本是隨手即可取得、提供：「那就是他們的工作啊！」說完這句，她就發現自己錯了。

「這麼說不對，是吧？但會計人員向我要的分析跟未來的計畫有關，我得先花幾週時間預測，才能夠開始寫報告。

」這是溫蒂的頓悟時刻，她發現，她的行為和她期望獲得的聲譽不符。

雖然她無法很快地提供同事們要的那些資料，但至少可以先回覆已經收到他們的請求，解釋自己需要採取什麼步驟以提供這些東西；理想上，最好能告訴對方一個預計完成的日期。

Case2從小事可以看出一家公司的文化 一家知名服飾公司透過獵人頭公司，挖角雅斯明擔任一項高階職務，在最後遴選階段，該公司要求她回答四道深度問題。

人才招募經理請她在48小時內回覆這些問題，雅斯明放下手邊所有事務，在一天內就回覆了，但對方沒有回覆她已經收到資料，或告知她已經在審查她提交的資料，一句「謝謝」或「收到來信」都沒有。

兩週後，那家公司再度請她去進行更多面談，但雅斯明猶豫了。

這家公司要求她必須在48小時內提交資料，卻沒有人願意花一點時間，向她確認已經收到資料。

她覺得，從這點可以看出這家公司的文化。

書籍簡介 首先，打好關係：提升職場人氣、帶團隊、解決衝突、克服恐懼、發揮影響力的52個簡單技巧ConnectFirst:52SimpleWaystoIgniteSuccess,Meaning,andJoyatWork作者：梅蘭妮・A・卡茲曼原文作者：MelanieA.Katzman譯者：李芳齡出版社：星出版出版日期：2020/05/13作者簡介梅蘭妮・A・卡茲曼博士MelanieA.Katzman,PhD商業心理學家、企業顧問、臨床心理師，1999年創辦卡茲曼顧問公司（KatzmanConsulting），為各級企業、政府機構、非營利組織提供主管發展、團隊互動、領導力多元化等方面的顧問諮詢服務。

客戶遍及三十多國，包括許多知名公司如埃森哲管理顧問公司（Accenture）、貝恩策略顧問公司（Bain&Company）、高盛集團（GoldmanSachs）、MTV、普華永道（PcW）、傳媒集團維亞康姆（Viacom）等。

卡茲曼博士也是全球社會企業「領袖探索」（Leaders’Quest）的創辦合夥人，這個創立於2001年的社會企業，目前服務數十國上萬名的社區成員，為迫切的社經問題促進跨領域策略性的解方探討。

卡茲曼博士早期的經歷包括：任教於康乃爾大學威爾康乃爾醫學中心（WeillCornellMedicalCenter）和倫敦大學；在賓州大學華頓商學院的領導與變革管理中心擔任高階研究員；在米蘭的博科尼商學院（BocconiBusinessSchool）、英國的雷丁大學亨利商學院（HenleySchoolofManagement），以及香港中文大學擔任客座教授；為南美洲最大的商學院巴西卡布拉爾皇家基金會商學院（FundaçãoDomCabral）國際顧問委員會成員。

她在天狼星XM商業電台（SiriusXMBusinessRadio）共同製作、主持全美電台節目《職場女性》（Women@Work）。

論述及報導見諸許多知名媒體，包括《紐約時報》、《金融時報》、《南華早報》、《歐普拉雜誌》（TheOprahMagazine）、《浮華世界》（VanityFair）、美國廣播公司（ABC）、CBS和Lifetime頻道。

責任編輯：洪婉恬 延伸閱讀 兩廠商傳Line給同一客戶，一個被封鎖，一個拿到訂單！看懂Line溝通大忌和禮儀 下班時間秒回line，竟讓他成為公司的頭號公敵...從媒體業轉行，在職場從頭學做人！ 下滑載入更多報導 回覆 等待 email 回應 電子郵件 訊息 等待訊息 非讀BOOK 出版社 蒐羅與財經、職場、生活相關書籍內容介紹及書摘，協助讀者快速閱讀書籍精彩內容。

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