再多的時間也不夠用– 帕金森定律在專案管理的應用

帕金森定律的直譯是：「工作總會填滿它可用的完成時間。

」它真正的意思是說：「就算給他再多的時間，人們總會在最後一分鐘才完成。

再多的時間也不夠用–帕金森定律在專案管理的應用 Kris專案管理學院 2015-11-05 專案管理,專案管理法則 Parkinson’sLaw：Workexpandssoastofillthetimeavailableforitscompletiont (作者：賴志宏博士  出處：Kris專案管理學院  日期：2015/7/6) 定律起源 西里爾•諾斯古德•帕金森（CyrilNorthcoteParkinson,1909-1993)是一位英國學者、教授、海軍史學家和作家。

他從倫敦大學國王學院獲得歷史系博士學位。

一位多產的作家，他寫了60多本書，多數是有關他海軍歷史的專業領域，但也有好幾本熱門小說。

根據他在二戰期間當任英軍少校的經驗，他寫了一篇有關時間管理及軍事官僚機構的諷刺文章，於1955年發表在「經濟學人」雜誌。

他寫道：「一位老太太可以花一整天來寫一張明信片，而一個很忙的人卻只需要花三分鐘來做同樣的事情。

」 帕金森定律的直譯是：「工作總會填滿它可用的完成時間。

」它真正的意思是說：「就算給他再多的時間，人們總會在最後一分鐘才完成。

」例如，有些人你給他三個月的時間來寫一份報告，他們總會在報告繳交期限的前一天才開始寫。

通常，他們的藉口是；還有其他更重要的工作要做。

當然，也有人會因為工作太無聊或困難，而把工作拖延到最後一刻。

工作拖延的原因 雖然這種「最後一分鐘症狀(lastminutesyndrome)」會讓人暫時減輕壓力，但社會心理學家，霍爾沃森博士(Dr.HeidiGrantHalvorson)，在她發表於「哈佛商業評論」的文章裏指出：研究發現，長期拖延者會感到更焦慮，而一般來說他們的工作效率比較差。

那麼人們為什麼會有拖延的習慣呢？是真的因為手上的工作太多，還是涉及到心理因素呢？霍爾沃森博士認為有兩種主要心理因素是造成拖延的習慣： 「目標影像變大效應(Goalloomslargereffect)」：當一個目標接近你時，你想達到目標的意志會增加。

目標的影像在你的腦海中會漸漸變大，變得清晰和迫切。

所以你會努力去實現它。

當目標離你很遠，你的意志會降低。

你會去追求其他更接近的目標。

「計劃謬誤(Planningfallacy)」：當我們在估算未來工作的時間時，我們經常會遭遇到所謂的「樂觀偏見(optimismbias)」。

這可能歸於幾個原因。

例如，在計劃時，我們通常會忘了過去失敗的經驗，而傾向依據「最好的經驗」來做工作計劃及時間估算。

因此，我們會忽視可能存在的風險、其他突然插入的工作、或超時的會議等。

除了上面兩種心理的原因之外，尼爾•菲奧雷博士(Dr.NeilFiore)也在他暢銷的“TheNowHabit”(已經賣超過20萬冊，同時被翻譯11種不同語言的版本)一書中指出，許多原因會造成工作拖延的情況，例如： 「忽視細節」：在規劃工作時，忽視工作細節常常會讓人們只記得要做的正事，而忘記許多雜事，例如計畫、準備、溝通、審核及修改等。

因此，當我們在估算工作時間時，只會估算主要任務本身的時間，而忘了許多次要任務的時間。

例如，我們認為寫一份報告的時間就只是在鍵盤上打字的時間。

而我們卻忘記還要花時間去做一些事前的研究、諮詢利害關係人的意見、或主管們會將報告修改一次、兩次或三次的時間。

「缺乏動機」：當人們對工作沒有興趣時而開始拖延時，通常是因為缺少鼓勵行動的動機，因此他們就會設法盡量拖延，直到非做不可而止。

例如，當我們被要求去參加一個跟自己專業無關的訓練課程時，我們經常會以現有工作太忙為由來拖延。

「工作困難」：當工作的內容過於困難或複雜，或缺乏足夠的能力和經驗時，人們通常會不知如何著手，因此產生拖延的狀況。

例如，當我們把一件工作交給新人時，常常會發現他們會花很多時間在猶豫或觀望，而遲遲無法動手。

「害怕失敗」：人們也會因為害怕失敗而不斷拖延必要的決定或行動。

通常，這是一種鴕鳥的心理，藉由不作為來暫時逃避壓力，但往往卻錯失最佳行動時機，例如，當我們面對未知的工作風險，又缺乏必要的資訊時，通常會害怕失敗而產生猶豫不決的狀況。

「雜事太多」：當一個人雜事太多，又不知道如何設定優先順序時，做事通常會很容易分心，因而造成工作拖延的狀況。

例如，雖然我們一天只有8小時的正常上班時間，但扣除工作前的準備、電話的干擾、開不完的會議、主管的訓示、心情的調適、及私事的處理，剩下可以專心工作的時間，大概不到50%的時間。

「完美主義」：工作的品質和時間目標經常是衝突的。

當我們不斷追求更完美的品質時，往往會忽略時間的限制，因此造成了拖延現象。

例如，我們經常以20%的時間來獲取80%的成果，但為求完美，卻花費另外80%的時間，只為了獲得額外的20%成果。

「獨行主義」：有很多人在接受主管交辦的工作後，經常會獨自埋頭苦幹，很少向主管做回饋和諮詢的動作。

直到自己以為做完了，才發現一開始的方向做錯了。

因此造成工作必須重作，而導致時間的延遲。

「反抗權威」：雖然有些人的工作能力很好，但內心卻有一種不願接受約制的反叛態度，因而會不自覺的延遲工作。

例如，當主管要求我們要按規定來做事時，總是有些人會把主管的話當耳邊風。

原因無他，就是不喜歡被人約束、命令或強迫。

而造成反叛權威行為的主要是因為：害怕失去工作的自我控制權力、或害怕在主管不當指揮成下為犧牲者。

「懶散個性」：有些人個性懶散，同時缺乏工作責任感。

因此，就算明明知道工作的完成是很重要和急迫。

他們還是能夠拖拖拉拉，毫不在乎。

專案工作拖延的解決方法 拖延雖然可以暫時逃避一些工作壓力，但長期來看會使自己產生焦慮或罪惡的感覺，因而使得工作的意願和效率更低。

而我們如何不讓自己在專案的工作中掉入拖延的陷阱呢？針對上述造成拖延狀況的原因，以下是我建議的解決方法： 「設定里程碑」：為了避免「目標影像漸漸變大效應」所產生的拖延，我們可把大目標分解成小目標，這樣我們就不會老是覺得目標還離我們很遠，而缺乏急迫的感覺。

例如，如果你的工作完成要花費15天的時間，那麼你可以將你的工作分成三個里程碑目標來完成。

首先，在第五天時完成初稿給主管看，接著在第十天完成複稿，再給主管看，最後在第十五天交付最後的報告。

將報告完成的期限分為三個里程碑，可以讓目標的影像經常保持近的距離，而不會有目標變小的感覺。

同時，也可以讓我們隨時保持強的急迫感，而不至於拖延到最後一方鐘才要完成工作。

「考慮最壞狀況」：為了避免「樂觀偏見」所造成的「計劃謬誤」，在計劃比較不確定的工作時，除了要考慮最樂觀(optimistic)的情況之外，也要考慮最可能(mostlikely)及最悲觀(pessimistic)的情況。

這樣最可以讓計劃的人將所有可能的風險因素納入計畫的考量，以設定更客觀的目標。

「詳細規劃工作」：為了避免「忽視細節」所造成的工作拖延我們可以運用WBS工作分解架構法來將大的任務分解成更細的子任務。

同時仔細地想清楚：哪些雜事是必要的，同時把他們需要的工作放進工作計畫中，例如必要的準備、規劃、審核、溝通及會議等雜事。

這樣工作的計畫就會更完整，而工作的時間估算也會更實際。

「找出有效的激勵因素」：為了避免「缺乏動機」所造成的工作拖延，我們需要找出那些可以激發工作動力的因素，這些因素可能是；挑戰、意義、榮譽、自尊、認同、獎賞、懲罰等。

對不同的人需要不同的激勵方式，例如有人喜歡更高的挑戰目標，而有人喜歡更高的績效獎金等。

只要能了解自己或他人需要的激勵方式，那麼就能很容易地激發工作的動力。

「設定較容易的目標」：為了避免「工作困難」所造成的工作拖延，我們可先以設定較容易達成的目標，來讓獲得初步的信心和成就感，進而鼓舞更多的決心來挑戰更困難的目標。

這和登高山的道理一樣，如果眼睛一直看著遙遠的山頂，心理就會感到害怕。

但如果把目標切做幾個小段來完成，相對地就會覺得簡單很多。

「收集更多資料」：為了避免「害怕失敗」所造成的工作拖延，我們可收集更多資料，來評估不確定因素所產生的風險，以增加在決策和行動的信心，如此就比較不會產生害怕或猶豫的感覺。

收集資料的方式包含：查閱類似的歷史案例、聽取專家的意見、或參考類似工作的經驗。

甚至還可以運用各種可行性評估方法或模型實驗的方式來獲得更客觀的評估數據，以建立決策及行動必要的信心。

「減少不必要的雜事」：為了避免「雜事太多」所造成的工作拖延，我們需要增加有效的工作時間。

最好的方式就是儘量減少雜事和外在的干擾，因為雜事通常會耗掉我們很多做正事的時間，同時也會造成分心而使得工作效率變差。

因此，我們最好檢討一下：是不是不重要不緊急的多雜事太多？是不是時間的運用支離破碎？是不是工作的方法是過於繁複？是不是個人的私事太多？ 「簡化工作」：為了避免「完美主義」所造成的工作拖延，最好的方式就是：凡事要有優先順序(priority)、同時要專注於必要的(musthave)需求及簡單的工作方法。

這樣可以讓工作的更容易執行、錯誤更減少，進而使工作的目標更容易實現。

「主動回饋及檢討」：為了避免「獨行主義」所造成的工作拖延，最好的方式就是隨時及主動地向主管回饋工作現況，並請示其意見。

必要時也可以定期與主管檢討工作，如此就可以儘早發現及修正進行中的工作問題，並和和主管在進度和認知上保持同步。

「鼓勵自主管理」：當人們對工作的目標和內容不了解或不認同時，通常會產生懷疑或抗拒的心態。

因此，如果自己有「反抗權威」的心態時，應設法了解工作的目的和意義，並主動爭取參與工作目標的設定，同時以積極合作的態度來代替消極抵抗的心態。

而若要避免專案成員「反抗權威」的心態，最好的方式就是鼓勵他們自主管理，並授予必要的權力，如此就可以避免他們因害怕有責無權而產生反抗權威的心態。

這包含在工作計劃時，讓他們參與工作目標設的定及計劃；在工作執行中，讓他們參與工作的控管與檢討；在工作的完成後，讓他們參與自我的工作績效檢討與改善等。

「培養有紀律的習慣」：為了避免「懶散個性」所造成的工作拖延，最好是從日常生活中培養有紀律的習慣，例如持續的運動習慣、做計劃的習慣、遇問題立刻解決的習慣等。

如果能讓自己養成有紀律的習慣，那麼自然就會減少懶散的狀況。

如果專案成員在工作上有懶散的狀況，那麼就需要透過適當的輔導、訓練和紀律要求，來避免他們形成懶散的風氣。

結語 帕金森定律的另一種思路是：「其實很多任務需要比我們想像中更少的時間。

」如果我們花一點腦筋，我們總是可以縮短任務的時程。

而這是一件好事，因為我們可以有更多的休息、放鬆和恢復體力的時間。

休息片刻實際上是有益工作的。

托尼•施瓦茨(TonySchwartz)，在他的「哈佛商業評論」文章寫道，最有效率的人工作90分鐘後會休息15-20分鐘。

根據「收益遞減規律」，輸入更多的時間在一個任務上是不會讓任務完成的更好。

事實上，到某些時刻，放入太多的時間在一個任務上可能會降低效率。

回到帕金森定律：「工作總會填滿它可用的完成時間。

」我們看到，無論給予一個專案多少時間，它將會在最後期限完成。

心理因素會造成人們傾向於拖延工作到最後一分鐘。

但可用一些技巧來減少這些影響，例如：更保守的時間估算、里程碑控管、工作分解、工作簡化及團隊領導技巧等。

因此，在專案的生命週期中，記住帕金森定律的話，我們就可以更準時地來完成一個切合實際的專案計畫了。

相關諺語： 最忙的人才有空閒的時間。

（諺語，作者不詳） “Itisthebusiestmanwhohastimetospare.”(Proverb,authorunknown) 如果你等到最後一分鐘，做事情只需要一分鐘。

（斯托克-桑福德） “Ifyouwaituntilthelastminute,itonlytakesaminutetodo.”(Stock–Sanford) 你永遠找不到時間做任何事情。

如果你想要時間，你必須創造時間。

(查爾斯•巴克斯頓) “Youwillneverfindtimeforanything.Ifyouwanttimeyoumustmakeit.”(CharlesBuxton) 管理時間而不設定優先順序，就如胡亂射擊，並把任何擊中的東西叫做目標。

(彼得•圖爾拉) “Managingyourtimewithoutsettingprioritiesislikeshootingrandomlyandcallingwhateveryouhitthetarget.”(PeterTurla) 如果沒有最後一分鐘，很多事情就無法完成。

（邁克爾•特雷勒） “Ifitweren’tforthelastminute,alotofthingswouldn’tgetdone.”(MichaelS.Taylor) 常人只想如何消磨自己的時間，智者則努力利用時間。

（叔本華） “Ordinarypeoplethinkmerelyhowtheywillspendtheirtime,amanofintellecttriestouseit.”(Schopenhauer) 人們大部分的壓力，不是來自有太多的事情要做，而是來自沒有完成他們已經開始的事情。

（大衛•艾倫） “Muchofthestressthatpeoplefeeldoesn’tcomefromhavingtoomuchtodo.Itcomesfromnotfinishingwhattheystarted.”(DavidAllen) 生產力最低的人通常是最贊成舉行會議的人。

（托馬斯•索維爾） “Theleastproductivepeopleareusuallytheoneswhoaremostinfavorofholdingmeetings.”(ThomasSowell) 昨天已去，明天還未到來。

我們只有今天，所以讓我們開始吧。

（特蕾莎修女） “Yesterdayisgone.Tomorrowhasnotyetcome.Wehaveonlytoday.Letusbegin.”(MotherTeresa) 參考文獻： Fiore,N.(2007)TheNowHabit:AStrategicProgramforOvercomingProcrastinationandEnjoyingGuilt-FreePlay.Tarcher. Halvorson,H.G.(2013)Here’sWhatReallyHappensWhenYouExtendaDeadline.HarvardBusinessReview.Retrievedfromhttps://hbr.org/2013/08/heres-what-really-happens-when Schwartz,T.(2011)HowtoAccomplishMorebyDoingLess.HarvardBusinessReview.Retrievedfromhttps://hbr.org/2011/12/how-to-accomplish-more-by-doin.html (作者：賴志宏博士   出處：Kris專案管理學院) 延伸閱讀: 企劃書撰寫範例下載 「全腦思考模型」在專案管理流程架構的運用 「控制理論原理」在專案管理流程架構的應用 極致完美來自簡單–聖艾修伯里定律在專案管理的應用 專案的五大特性對專案管理運作的影響 什麼是企業主管在專案管理的角色與責任？ 企業組織需不需要建立「專案管理標準流程」呢？ 您知道如何持續改善企業主管的核心管理職能? 缺少專案管理標準流程的問題 專案管理標準流程建立的成功法則 ←Previouspost Nextpost→ 訓練課程 專案管理教學影片分享 ●  【影片】什麼才是真正的「專案管理思維模式」 ●  【影片】什麼是專案管理？ ●  【影片】專案管理的能力如何讓你的工作更愉快？ ●  【影片】你是老闆眼中的什麼樣人才？ ●  【影片】專注在自己的優點可以讓你更容易成功？ ●  【影片】為什麼在學校學的，在工作中大多用不上？ ●  【影片】做企劃時，要考量哪九個項目？ ●  【影片】企劃書撰寫(二)：背景與目的 ●  【影片】企劃書撰寫(五)：步驟、人員、工作、時間 分類 專案管理【教學課程影片】(49) 專案管理軟體【教學課程影片】(8) 專案管理原理【教學課程影片】(14) 專案風險管理【教學課程影片】(10) 企劃書撰寫技巧【教學課程影片】(13) 專案經理甘苦談【教學課程影片】(15) 專案管理(102) 專案管理書(6) PMO專案管理辦公室(8) 專案管理ppt下載(11) 專案管理原理(38) 專案管理工具(4) 專案管理組織(10) 專案管理軟體(10) 專案管理流程(22) 專案管理法則(12) 專案經理能力(22) 專案管理文件表單(2) 專案管理課程(1) 新產品開發管理(20) 新產品開發管理文件表單(14) 軟體開發專案管理(26) 軟體/資訊系統開發流程及專案管理(7) 軟體/資訊系統開發管理文件(13) 專案管理教育訓練(19) 專案經理職能定義(12) 專案管理訓練規劃(12) 職場生涯(28) 人際技巧(3) 能力發展(27) 管理資源分享(18) 企劃書撰寫(14) 技術報告撰寫(1) 根本原因分析(3) 策略規劃與管理(1) 近期文章 【影片】如何運用登山道理來提升專案的執行力？ 【影片】為什麼台灣人做不出Tesla/特斯拉電動車呢？ PMP證照有用嗎？ 「專案管理流程」與「專案產出流程」的差異 專案會delay，到底是PM的能力不好，還是其它因素造成的？ 專案管理對企業的營運有何重要性？ 良好的「利害關係人溝通」對專案成敗很重要，為什麼很多PM都做不好呢？ 你會畫「甘特圖」就表示你會做「時間計畫」嗎？除了甘特圖，還有那些排程技巧更重要呢？ 為什麼很多人可以管好部門的工作團隊，卻管不好跨部門的專案團隊呢？ 【專案管理實戰手冊】我們的新書出版了!歡迎訂購! 專案管理課程 【影片】什麼是企劃成功的主要原理？ 【影片】什麼是企劃的SMART原則？ 【影片】如何跟同事相處愉快？ 【影片】如何跟難搞的同事相處？ 【影片】很多人認為他們公司有一套標準的「專案管理流程」，但其實他們並沒有？ 【影片】Gantter線上甘特圖軟體-教學影片 【影片】WBSTool線上工作分解圖軟體-教學影片 【影片】成功專案經理必備的五項心理能力-IBM研究分析結果 【影片】WBS工作分解圖的正確製作方法-案例示範教學影片 【影片】優秀專案經理的智商(IQ)要多高-科學研究結果 【影片】哪些是專案經理必備的能力？從Google優秀經理人的八項共通能力來看！ 【影片】什麼是專案經理的工作內容？以Nokia徵才為例 【影片】哪些是寫企劃書常犯的錯誤？ 【影片】企劃書撰寫(六)：資源、經費 【影片】企劃書撰寫(五)：步驟、人員、工作、時間 【影片】企劃書撰寫(四)：最佳方案及限制條件 【影片】企劃書撰寫(三)：需求與目標 【影片】企劃書撰寫(二)：背景與目的 【影片】企劃書撰寫(一)：內容架構 【影片】哪些是企劃人員必備的能力？ 【影片】企劃書要怎樣寫才會被批准？ 【影片】GanttProject甘特圖軟體製作案例示範–原來甘特圖要這樣畫才對! 【影片】GanttProject使用教學(Part2)–免費、簡單、好用的甘特圖軟體 【影片】GanttProject使用教學(Part1)–免費、簡單、好用的甘特圖軟體 【影片】常用GanttChart甘特圖軟體的比較及適用 【影片】WBSChartPro使用教學影片-最好用的工作分解圖軟體 【影片】為什麼多專注在自己的優點，可以讓你更容易成功？ 【影片】除了專業能力，你還需要什麼才能擺脫低薪的魔咒？ 【影片】為什麼在學校學的，在工作中大多用不上？ 【影片】為什麼技術問題，不是造成研發專案失敗最大的原因？ 【影片】什麼是造成專案失敗的三個搗蛋鬼？ 【影片】使用專案管理方法，真的會增加專案的成功機率嗎？ 【影片】什麼是專案管理的工作內容？ 【影片】什麼才是真正的「專案管理思維模式」？ 【影片】哪些是造成研究專案失敗的主要原因？ 【影片】專案管理的能力如何讓你的工作更愉快？ 【影片】為什麼專案的需求和產出總是不一樣？ 【影片】什麼是專案的五大特性？ 【影片】什麼是專案四大目標的衝突與平衡？ 【影片】哪些是高風險的專案？哪些是低風險的專案？ 【影片】什麼是企劃及其重要性？ 【影片】在職場中，怎樣才算是有能力？ 【影片】什麼是專案？ 【影片】什麼是風險的真正定義，你知道嗎？ 【影片】做企劃時，要考量哪九個項目？ 【影片】你是老闆眼中的什麼樣人才？ 【影片】什麼是專案管理? 什麼是專案管理系統及五大構成元素? 什麼是專案時間及成本控管的流程? 專案利害關係人管理-簡報與範例ppt下載 專案採購管理-簡報與範例ppt下載 專案風險管理-簡報與範例ppt下載 專案溝通管理-簡報與範例ppt下載 專案人力資源管理-簡報與範例ppt下載 專案品質管理-簡報與範例ppt下載 專案成本管理-簡報與範例ppt下載 專案時間管理-簡報與範例ppt下載 專案範疇管理-簡報與範例ppt下載 專案整合管理-簡報與範例ppt下載 專案管理十大知識領域-簡報與範例ppt下載 專案管理標準流程建立的成功法則 專案管理標準流程建立的步驟 專案管理標準流程架構的設計 專案管理標準流程的定義原理 專案管理標準流程建立的困難 專案管理標準流程建立的效益 缺少專案管理標準流程的問題 PMO專案管理辦公室成立的成功法則 PMO專案管理辦公室導入的方法 PMO專案管理辦公室的需求規劃 PMO專案管理辦公室成立的流程 PMO專案管理辦公室成立的困難 PMO專案管理辦公室的類型及功能 PMO專案管理辦公室成立的效益 PMO專案管理辦公室成立的目的 系統建置成果報告書文件下載 軟體/系統測試報告(STR)文件下載 軟體/系統測試計畫書(STP)文件下載 軟體/系統安裝計畫書(SIP)文件下載 軟體/系統建置計畫書文件下載 軟體/系統設計規格書(SDD)文件下載 軟體開發專案計畫書(SDP)文件下載 軟體委外開發合約文件下載 資訊服務採購契約文件下載 軟體/系統需求規格書(SRS)文件下載 軟體/資訊服務建議書(企劃書)文件下載 軟體/資訊服務建議書徵求文件(RFP)文件下載 軟體/系統開發企劃書文件下載 軟體工程國際(國家)標準規範文件下載 專案管理資源分享 ●   Kris專案管理流程圖 ●   專案管理十大知識領域ppt下載 ●   專案管理五大流程文件下載 ●   專案管理報告範例下載 ●   企劃書範例下載 ●   專案計畫書範例下載 ●   專案管理軟體工具下載 ●   線上專案管理軟體工具 ●   專案管理手冊範本下載 ●   甘特圖範例下載 ●   WBS範例下載 ●   專案管理ppt檔案下載 ●   技術報告撰寫範例下載 ●   專題研究專案管理ppt檔下載 ●   根本原因分析工具資源分享 專案管理知識庫 ●  專案管理定義與原理 ●  專案管理人才培訓方法 ●  專案管理流程建立方法 ●  專案管理制度導入方法 ●  專案管理評量工具介紹 產品研發專案管理文件下載 ●  新產品開發流程與專案管理 ●  新產品開發分析及企劃方法 ●  新產品開發分析及企劃方法 ●  新產品開發品質管理標準 ●  產品設計與開發方法工具 軟體系統開發專案管理文件下載 ●  軟體/資訊系統開發流程及專案管理 ●  軟體/資訊系統開發管理文件 十一月2021 一 二 三 四 五 六 日 «三月     1234567 891011121314 15161718192021 22232425262728 2930