讓老闆信賴你的神奇魔法 五個追蹤跟催技巧

跟催時建議直接把當時要的信件再轉一次給他。

曲的小祕訣：有些人會覺得這樣很有壓迫感，所以請因人判斷，要隨著跟催的信到 ... 跳至內容區 每次老闆交代的事情都忘記，事情分發給大家後就忘記追後續，每次被人問進度一臉茫然，常常被釘卻不知道怎麼改善嗎？擁有７年企劃經驗，分享讓老闆信賴你的神奇魔法。

５個追蹤跟催技巧，讓您主動跟催追蹤專案進度，老闆不再森氣氣，配合單位或者同事都對你有信心~ 以前，我以為大家都會追蹤跟催這件事。

這麼多年工作經驗下來，我才發現，很多人不會。

你是否也覺得追蹤跟催這件事和你沒關係呢？其實工作時大家都會碰到一個個任務，或許你並沒有意識到大部分的工作都是 多人合作時間限制明確目的 學會追蹤跟催的技巧能讓你有效達成任務。

廢話不多說，直接進入主題了。

五個追蹤跟催技巧 技巧1：收到立刻紀錄，只寫關鍵字也OK 曲之前擔任的企劃職位，需要負責的範圍很廣泛，舉凡估算成本、訂購食材資材、送檢、與設計公司聯繫等等，同時老闆又常會問我檔案放在哪裡、什麼東西哪時入倉、包裝單位的組裝進度等等。

每天工作常常很多人一起找，手上講著電話，內線外線好像沒斷過。

這種狀況下，如何才能不要遺漏代辦事項呢？最重要的技巧就是：接到指令時立刻紀錄，只寫關鍵字也OK。

曲的小祕訣之一：自己看得懂就好。

曲的小祕訣之二：事後要去問清楚事情的詳細狀況。

通常很多人交辦事情的時候，還沒將事件詳情想清楚（或者想清楚是你該做的事情），請先想好要問詳細情況時要問哪些問題，不要傻傻地直接和老闆說你剛沒聽清楚。

【範例】例如老闆問你，ＯＯＯ賣得怎麼樣。

你只記了關鍵字：ＯＯＯ銷售狀況。

事後去問老闆時，請問以下幾個問題： 為什麼想了解ＯＯＯ銷售資料？（老闆自己想知道/老闆的老闆想知道/採購想知道/供應商想知道）目的不同，想要的資料內容可能完全不同。

一季或者一年？需要去年同期比較嗎？何時需要這份資料呢？資料需要用何種方式呈現呢？全通路呢？還是希望by通路呢？什麼單位呢？銷售量？銷售額？兩者都要？ 當然如果老闆常常再要同樣的資料，你們之間對上述問題已經有默契了，請簡單問老闆：是不是和ＯＯＯ一樣就好，請不用所有事情都按照5W2H問一遍。

技巧2：立刻寫下一步 曲發現許多人跟催失敗的最大原因，就是忘記下一步。

例如今天你和對方要一份銷售資料，或者和供應商要一份規格書。

將詢問資料的email發出後的下一件事情是什麼？ 答案就是立刻在行事曆上寫下：ＯＯＯ確認資料是否提供，如無再發信詢問。

如果將信發出去後就以為沒事，以為只要等對方提供後再處理，這是非常危險的舉動。

（對方沒收到呢？對方太忙忘記呢？） 對於非常急的事情，我的習慣是發完信之後，一定先和對方確認是否已收到此訊息。

避免根本沒收到訊息。

曲的小祕訣：腦袋裡面至少要有後三步的步驟，每個步驟完才能立刻準備下一個。

【範例】老闆說要做一份規格書，要給通路採購。

詢問供應商窗口規格書半天或者隔天詢問是否有收到這個訊息三天後問是否已經準備好或者哪時可以準備好（等待期間先找法規資料）收到規格書後專有名詞如何確定中譯版本（確認是否有規格書樣式可參考）製作給採購的規格書 技巧3：跟催時，直接將內容再給對方一次 很多人沒辦法立刻將東西給你的原因是，他"還要去找"你當時到底和他要什麼。

跟催時建議直接把當時要的信件再轉一次給他。

曲的小祕訣：有些人會覺得這樣很有壓迫感，所以請因人判斷，要隨著跟催的信到，或者對方說要找時立刻說─我馬上重寄給你。

技巧4：了解對方的時間與最可能追到的時間 了解聯繫窗口的作息是很重要的一件事。

例如你已經知道對方都10點才上班，事情很急的話建議１０點前就再寄一次給他，讓他一上班就看到，10點30分再打給他詢問。

當然如果不及的話，等對方上班再詢問比較恰當。

曲的小祕訣：對於常常跑來跑去不在位置上的人，了解他一定會待在位置上的時間很重要。

常常找不到人的話，可以開玩笑說很難找，問他哪時候找得到？或者和他周遭的人打聽。

技巧5：求救並不可恥，恐怖的是完全不回報 雖然老闆希望我們能擺平任何事，但是真的擺不平的時候，先讓老闆知道狀況也很重要。

等到最後一刻你才告訴老闆說供應商不甩你，讓老闆開天窗連打通電話催供應商的機會都沒有的話，老闆絕對對你生氣氣比對供應商多。

曲的小祕訣：有時候對方沒有按照你的期限給你，可能是這件事情對他來說不急，請告訴他你為何這時間要的原因。

如果他的手上已經有許多待辦事項，而那些都是你的老闆交辦，請詢問你的老闆能否調整優先順序。

你開口，他會少很多（自己和老闆開頭的）煩惱。

當然不到最後關頭，不太建議走到這一步，也有些人會覺得你打小報告。

曲十幾年待在食品業，食品業很重視商品效期，也常藉著節慶促銷。

很多東西都是沒趕上期限就會很恐怖，例如食材效期一年的東西，資材晚半個月來，通路又只能收六個月內到期的東西，越晚組好包裝商品，能賣的時間就越短。

又或者中秋節的設計晚出來，過了可是沒人要買啊。

這些都養成曲非常在意期限的原因，很多專案都是由多人一同配合，所有東西都要同一時間抵達，跟催追蹤技巧是必備的關鍵。

這次和大家分享的五個技巧，希望能幫助對追蹤跟催有障礙的朋友們，一同讓老闆別再森氣氣囉。

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